Einleitung:

Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, offene Forderungen rechtssicher einzutreiben. In Deutschland unterliegt das Inkassowesen strengen gesetzlichen Vorgaben, die zuletzt durch verbraucherschützende Reformen (insbesondere zum 1. Oktober 2021) verschärft wurden (Wichtige Änderungen im Inkassorecht zum 1. Oktober 2021) (Neues Inkassorecht: Geringere Gebühren bei einfachen Fällen | NDR.de - Ratgeber - Verbraucher). Diese aktuellen Regelungen bestimmen sowohl die Zulassung und Pflichten von Inkassodienstleistern als auch die Spielräume für Unternehmen beim eigenen Mahnwesen. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte – von rechtlichen Anforderungen und neuen Gesetzen bis zu Gebührenregeln, Unterschieden zwischen B2B- und B2C-Inkasso, Folgen für das Forderungsmanagement, Verfahrensarten sowie Datenschutz nach DSGVO – strukturiert dargestellt, um Unternehmen eine klare Orientierung zu bieten.

Rechtliche Anforderungen für Inkassodienstleister und Unternehmen

Zulassung und Registrierung von Inkassodienstleistern:

Inkassodienstleistungen dürfen nur von registrierten Anbietern erbracht werden. Jeder gewerbliche Inkassodienstleister muss gemäß Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) registriert sein (§ 10 Abs.1 RDG) (BMJ - Inkasso). Für die Registrierung sind strenge Voraussetzungen festgelegt (§ 12 RDG), darunter: persönliche Zuverlässigkeit (keine erheblichen Vorstrafen, geordnete Vermögensverhältnisse), fachliche Eignung im Inkassobereich sowie der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 250.000 € Deckungssumme je Schadensfall (BMJ - Inkasso). Unternehmen sollten vor einer Beauftragung immer prüfen, ob das Inkassounternehmen im offiziellen Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist (BMJ - Inkasso). Die Tätigkeit unregistrierter Inkassounternehmen ist verboten und kann mit Bußgeldern sanktioniert werden (BMJ - Inkasso).

Pflichten gegenüber Schuldnern:

Gerade beim Forderungseinzug gegenüber Verbrauchern gelten erweiterte Informationspflichten. Seit der Reform 2021 schreibt § 13a RDG vor, dass das Inkassounternehmen bereits im ersten Mahnschreiben detailliert Auskunft über die Forderung geben muss (BMJ - Inkasso). Dazu gehört insbesondere die Herkunft der Forderung (Vertrag/Bestellung etc.) und eine aufschlüsselnde Darstellung von Hauptforderung, Zinsen und Inkassokosten (BMJ - Inkasso). Wurde die Forderung abgetreten, ist auf Verlangen der ursprüngliche Gläubiger zu benennen (BMJ - Inkasso). Bei Ratenzahlungs- oder Stundungsangeboten an Verbraucher muss das Inkassoschreiben auf die dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten hinweisen (BMJ - Inkasso). Ebenso sind Verbraucher über die Konsequenzen eines Schuldanerkenntnisses aufzuklären, falls ein solches gefordert wird (BMJ - Inkasso). Inkassodienstleister – und auch Rechtsanwälte in Inkassofällen (§ 43d BRAO) – müssen zudem ihre zuständige Aufsichtsbehörde im Schreiben benennen (Wichtige Änderungen im Inkassorecht zum 1. Oktober 2021) (BMJ - Inkasso), damit der Schuldner weiß, wohin er sich bei Beschwerden wenden kann. Diese Pflichten sorgen für Transparenz und sollen verhindern, dass Schuldner durch unklare oder überzogene Forderungsaufstellungen verunsichert werden.

Anforderungen an Unternehmen (Gläubiger):

Unternehmen, die eigene Forderungen eintreiben, benötigen zwar keine Inkasso-Lizenz, müssen aber ebenfalls gesetzliche Vorgaben beachten. Wichtig ist, dass der Schuldner sich im Zahlungsverzug befindet, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Im B2C-Bereich tritt Verzug nicht automatisch ein – der Kunde muss entweder ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel überschreiten oder angemahnt werden (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). Unternehmen sollten daher auf jeder Rechnung ein eindeutiges Zahlungsziel angeben (z.B. „zahlbar bis zum…“); fehlt dies, tritt bei Verbrauchern Verzug erst 30 Tage nach Rechnungsstellung ein, und auch nur, wenn der Schuldner zuvor auf diese gesetzliche Frist hingewiesen wurde (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). Im B2B-Geschäft hingegen geraten Schuldner automatisch 30 Tage nach Fälligkeit in Verzug, auch ohne Mahnung, sofern nichts Abweichendes vereinbart ist. Sobald Verzug vorliegt, dürfen Unternehmen Verzugszinsen berechnen (siehe unten) und weitere Schritte einleiten.

Unternehmen sind verpflichtet, im Mahnprozess fair und rechtstreu vorzugehen. Unangemessener Druck oder irreführende Angaben sind unzulässig. So sind z.B. das Androhen von Maßnahmen, die (noch) nicht zulässig oder beschlossen sind, verboten – etwa das vorschnelle Ankündigen eines Schufa-Eintrags, bevor ein Anspruch rechtskräftig festgestellt oder wenigstens unbestritten ist ([

](https://www.issa-legal.de/ag-westerstede-die-androhung-der-uebermittlung-von-personenbezogenen-daten-durch-inkassounternehmen-an-auskunfteien-muss-vor-einer-rechtskraeftigen-entscheidung-ueber-die-gegenstaendliche-forderung-vom-b#:~:text=Nach den Ausführungen des Gerichts,die streitgegenständliche Forderung nicht hinnehmen)). Unzulässige Drohungen (wie Einschüchterungen, angedrohte Hausbesuche oder eine unbegründete Schufa-Meldung) können als Nötigung gewertet werden (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten) und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Unternehmen sollten daher auch bei eigenen Mahnschreiben sachlich bleiben und auf korrekte Formulierungen achten. Generell empfiehlt es sich, interne Inkassoprozesse in Einklang mit den üblichen Inkasso-Standards zu bringen – dies umfasst etwa das mehrstufige Mahnverfahren (z.B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) und die Dokumentation aller Schritte.

Behördliche Aufsicht:

Die Einhaltung der genannten Pflichten wird staatlich überwacht. Bisher lag die Aufsicht über Inkassodienstleister bei den Landesjustizbehörden, doch mit dem Gesetz zur Stärkung der Aufsicht bei Rechtsdienstleistungen (2023) wurde beschlossen, die Inkasso-Aufsicht zu zentralisieren. Ab dem 1. Januar 2025 geht die Zuständigkeit bundesweit auf das Bundesamt für Justiz (BfJ) in Bonn über (Zentralisierung der Aufsicht über das Inkassowesen | INKASSO.DE) (Zentralisierung der Aufsicht über das Inkassowesen | INKASSO.DE). Dies soll eine einheitliche und effektive Kontrolle sicherstellen. Schon jetzt kann bei Verstößen gegen Zulassungsvoraussetzungen oder schwere Pflichtverletzungen die Registrierung eines Inkassounternehmens widerrufen und der Betrieb untersagt werden (BMJ - Inkasso). Für Unternehmen bedeutet das: bei der Auswahl von Inkassodienstleistern sollte man auf Seriosität achten – im Zweifel bietet die Registrierung beim BfJ (bzw. bis 2024 die Landesaufsicht) eine erste Gewähr, dass das Inkassounternehmen seriös arbeitet.

Wichtigste gesetzliche Änderungen seit 2021

Die Gesetzeslage im Inkassorecht wurde seit 2021 maßgeblich reformiert, vor allem durch zwei Bundesgesetze:

• Verbraucherschutz im Inkassorecht (2021): Am 1. Oktober 2021 trat das Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht und zur Änderung weiterer Vorschriften in Kraft (Wichtige Änderungen im Inkassorecht zum 1. Oktober 2021). Dieses Gesetz erweiterte bestehende Regeln (insb. jene des Gesetzes gegen unseriöse Geschäftspraktiken von 2013) und zielte darauf ab, Inkassokosten zu deckeln und mehr Transparenz für Schuldner zu schaffen. Konkret wurden die oben erwähnten Informationspflichten (§ 13a RDG) neu eingeführt und erweitert (Wichtige Änderungen im Inkassorecht zum 1. Oktober 2021). Inkassounternehmen (und erstmals auch Rechtsanwälte, § 43d BRAO) müssen seither deutlich mehr Details offenlegen – z.B. die zuständige Aufsichtsbehörde im Schreiben nennen (Wichtige Änderungen im Inkassorecht zum 1. Oktober 2021), auf Kosten und Rechtsfolgen von Ratenzahlungen oder Schuldanerkenntnissen hinweisen (Wichtige Änderungen im Inkassorecht zum 1. Oktober 2021) etc. Außerdem wurde das Kostenrecht reformiert (dazu unten mehr): Insbesondere außergerichtliche Gebühren für einfache Inkassofälle wurden gesenkt, und für Kleinstforderungen wurden spezielle Gebührenobergrenzen eingeführt (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Das Ziel dieser Novelle war es, Verbraucher vor unverhältnismäßig hohen Inkassoforderungen zu schützen und die Inkassobranche zu faireren Praktiken zu bewegen (Neues Inkassorecht: Geringere Gebühren bei einfachen Fällen | NDR.de - Ratgeber - Verbraucher).

• Legal-Tech-Gesetz (2021): Ebenfalls zum 1.10.2021 trat das Gesetz zur Förderung verbrauchergerechter Angebote im Rechtsdienstleistungsmarkt („Legal-Tech-Gesetz“) in Kraft (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Dieses Gesetz betrifft vor allem das Verhältnis zwischen Inkassodienstleistern und Rechtsanwälten. Es erlaubt Anwälten nun in engen Grenzen Erfolgshonorare (kontingentabhängige Vergütung) beim Forderungseinzug bis zu bestimmten Streitwerten und gestattet ihnen, die Kosten des außergerichtlichen Inkassos und des Mahnverfahrens zu übernehmen (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Damit wurde Wettbewerbsparität zu Inkasso-Firmen geschaffen, die solche Modelle (z.B. bei Fluggastrechten oder Mietkautionen) bereits auf Inkasso-Lizenzbasis anboten. Im Gegenzug unterwirft das Gesetz die Legal-Tech-Inkassounternehmen strengeren Pflichten, die denen der Anwaltschaft angenähert wurden (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Für Unternehmen, die Forderungen eintreiben lassen wollen, bedeutet dies mehr Wahlfreiheit: Neben klassischen Inkassounternehmen können nun auch Anwälte mit erfolgsbasierter Vergütung beauftragt werden, was insbesondere bei Verbraucherkleinforderungen interessant sein kann. Allerdings ändern diese Regelungen nichts an den Rechten der Schuldner – auch anwaltliche Inkassoschreiben müssen gewisse Informationspflichten erfüllen und unterliegen den gleichen Gebührendeckeln bei Verbrauchern (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer).

• Zentralisierung der Aufsicht (2023): Wie erwähnt, wurde 2023 beschlossen, die Aufsicht über Inkassodienstleister ab 2025 vom föderalen System auf das Bundesamt für Justiz zu übertragen (Zentralisierung der Aufsicht über das Inkassowesen | INKASSO.DE). Dies ist keine inhaltliche Änderung des Inkassorechts, aber eine verwaltungsrechtliche Reform, die langfristig für eine striktere Durchsetzung der bestehenden Regeln sorgen soll. Unternehmen können dadurch hoffen, dass sich die Qualität und Seriösität in der Branche weiter verbessert, da „schwarze Schafe“ künftig leichter bundeseinheitlich überwacht und sanktioniert werden können (Zentralisierung der Aufsicht über das Inkassowesen | INKASSO.DE).

Zusammenfassend haben die Reformen seit 2021 vor allem verbraucherfreundliche Kostensenkungen und Transparenzpflichten etabliert. Für Gläubiger (Unternehmen) ist wichtig zu wissen, dass Inkassovorgänge nun stärker reguliert sind – man kann sich nicht mehr auf hohe Gebührenerstattungen oder mangelnde Informationspflichten „verlassen“, sondern sollte Inkassoprozesse entsprechend anpassen (siehe dazu Auswirkungen auf das Forderungsmanagement).

Gebühren- und Mahnregeln im Überblick

Mahnkosten und Verzugsfolgen: Sobald ein Schuldner in Verzug ist, entstehen dem Gläubiger gesetzliche Ansprüche auf Verzugszinsen und ggf. Schadensersatz. Die Verzugszinsen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 288 BGB) festgelegt und unterscheiden zwischen Verbrauchern und Unternehmern: Bei Verbraucherschulden (B2C) betragen die Verzugszinsen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Forderungen zwischen Unternehmen (B2B) 9 Prozentpunkte über Basiszins (Verzugszinsen berechnen? Einfach erklärt - Hansen Wiki). (Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank angepasst.) Zusätzlich dürfen Gläubiger bei B2B-Geschäften pro Fall eine Verzugspauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs.5 BGB) (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Diese Pauschale steht gesetzlich als Mindestentschädigung für interne Beitreibungskosten zu und ist unabhängig vom Rechnungsbetrag – theoretisch könnte also sogar bei einer 20-€-Forderung die 40-€-Pauschale angesetzt werden (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Wichtig für die Praxis: Wird später ein Inkassounternehmen oder Anwalt eingeschaltet, muss die bereits berechnete Pauschale auf deren Gebühren angerechnet werden, damit der Schuldner nicht doppelt belastet wird (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund) (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). In der Regel verzichten Inkassodienstleister daher darauf, die 40 € zusätzlich geltend zu machen, falls sie vom Gläubiger schon erhoben wurden, da sie ansonsten von den anwaltlichen/Inkassogebühren abgezogen würden (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund).

Interne Mahngebühren (Unternehmen vs. Verbraucher): Viele Unternehmen stellen säumigen Kunden pauschale Mahngebühren in Rechnung, um Verwaltungsaufwand zu decken. Rechtlich ist das aber heikel. Ohne vorherige vertragliche Vereinbarung (etwa in den AGB) dürfen Mahnpauschalen in Verbrauchergeschäften grundsätzlich nicht verlangt werden (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund) (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Gerichte sehen solche Klauseln in AGB oft als überraschend und unwirksam an – es sei denn, sie sind sehr transparent formuliert und der Kunde wird auf sein Recht hingewiesen, nur die tatsächlich entstandenen Kosten zahlen zu müssen (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Zudem muss die Pauschale angemessen sein. In der Praxis gelten Beträge von 2,50 € bis 5 € pro Mahnverfahren (nicht pro Schreiben!) als halbwegs unkritisch, während höhere Mahngebühren vermehrt erfolgreich angefochten wurden (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Für die erste Mahnung darf in Verbrauchergeschäften grundsätzlich gar keine Gebühr verlangt werden (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Dies liegt auch daran, dass ein Verbraucher meist erst durch die erste Mahnung in Verzug gerät (sofern vorher kein fixes Zahlungsziel gesetzt war) – Kosten dürfen jedoch erst nach Verzugseintritt geltend gemacht werden. Unternehmen sollten daher die erste Mahnung immer kostenfrei und möglichst kulant formulieren (oft spricht man statt „Mahnung“ auch von „Zahlungserinnerung“, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu belasten). Bei der zweiten oder dritten Mahnung kann – falls vertraglich vereinbart – eine moderate Pauschale verlangt werden, doch wie gesagt nur im Rahmen dessen, was tatsächlich an Aufwand angefallen ist (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund) (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). In B2B-Fällen stellt sich die Problematik weniger, da hier die gesetzliche 40-€-Pauschale greift und separate Mahngebühren-Klauseln entbehrlich sind.

(Inkasso: So erkennen Sie unseriöse Forderungen | Verbraucherzentrale.de) Beispiel: Ausschnitt einer schriftlichen Mahnung. Mahnschreiben sollten ein deutliches Zahlungsziel nennen und können bei weiterer Säumnis auf Verzugszinsen und mögliche Verfahrenskosten hinweisen. (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund) (Verzugszinsen berechnen? Einfach erklärt - Hansen Wiki)

Inkassogebühren (externe Beitreibungskosten): Beauftragt ein Gläubiger ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt mit dem Forderungseinzug, entstehen Inkassokosten, die der Schuldner im Prinzip als Verzugsschaden ersetzen muss. Allerdings sind diese Kosten seit 2021 gesetzlich begrenzt. Grundsatz: Der Schuldner soll durch Inkasso nicht höher belastet werden als bei Einschaltung eines Rechtsanwalts. Daher bestimmt § 13e Abs.1 RDG, dass nur Kosten bis zur Höhe der fiktiven Anwaltsgebühren ersetzt verlangt werden dürfen (BMJ - Inkasso). Inkassoanbieter rechnen ihre Vergütung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) ab, üblicherweise als sogenannte Geschäftsgebühr nach Wert der Forderung. Früher wurde hier oft der Höchstsatz (1,3-Gebühr) verlangt, was gerade bei kleinen Beträgen unverhältnismäßig hoch war. Nun gelten verminderte Sätze für einfache Fälle:

• Einfache, unbestrittene Forderungen: Hier darf höchstens eine 0,9-Geschäftsgebühr angesetzt werden (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Wenn der Schuldner nach der ersten Zahlungsaufforderung sofort bezahlt, liegt in der Regel ein „einfacher Fall“ vor – die Gebühr beträgt dann nur 0,5 des Gebührensatzes (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Beispiel: Bei einer Hauptforderung von 100 € entspricht eine 0,5-Gebühr etwa 24,50 € Inkassovergütung (BMJ - Inkasso) (zuzüglich Auslagenpauschale und Mehrwertsteuer); bei einer zweiten Mahnung erhöht sich die Gebühr auf etwa 44 € (0,9-Gebühr) (BMJ - Inkasso). Diese Summen liegen deutlich unter den früher üblichen Inkassoforderungen und schonen Verbraucher (Neues Inkassorecht: Geringere Gebühren bei einfachen Fällen | NDR.de - Ratgeber - Verbraucher). Kleinstforderungen bis 50 €: Hier wurde ein absoluter Kostendeckel eingezogen – die Geschäftsgebühr beträgt maximal 30 € (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer), selbst wenn mehrere Mahnstufen durchlaufen werden. Damit können Inkassogebühren den eigentlichen Rechnungsbetrag in Bagatellfällen nicht mehr übersteigen, was früher ein häufiges Ärgernis war (Neues Inkassorecht: Geringere Gebühren bei einfachen Fällen | NDR.de - Ratgeber - Verbraucher).

• Komplexere oder bestrittene Fälle: Ist ein Inkassofall besonders aufwändig (z.B. umfangreiche Korrespondenz, Ermittlung des Schuldners) oder leistet der Schuldner Widerstand (Bestreiten der Forderung), kann das Inkassobüro ausnahmsweise bis zur üblichen 1,3-Gebühr abrechnen (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Mehr als 1,3 sieht das Gesetz aber auch dann nicht vor, sodass „Kostenexplosionen“ vermieden werden. Zudem fällt keine Einigungsgebühr mehr an, wenn der Schuldner die Forderung sofort anerkennt (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer) (früher wurde teils eine zusätzliche Gebühr für Vergleich oder Ratenplan berechnet). Kommt es zu einer Ratenzahlungsvereinbarung, entsteht nur noch eine reduzierte Einigungsgebühr von 0,7 statt früher 1,0 (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Diese Gebührenregelungen gelten gleichermaßen für Inkassodienstleister und für Rechtsanwälte, die außergerichtliche Inkassodienstleistungen erbringen (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer).

Für Gläubiger bedeutet das: Die erstattungsfähigen Kosten im Inkassofall sind gedeckelt. Überzogene Inkassokosten können vom Schuldner zurückgewiesen werden. Zahlen Verbraucher z.B. nach der ersten Mahnung, darf das Inkassounternehmen nicht mehr die volle 1,3-Gebühr fordern, sondern höchstens 0,5 – andernfalls zahlt im Zweifel der Gläubiger die Differenz, wenn der Schuldner sich weigert. Unternehmen sollten daher Inkassoaufträge so gestalten, dass die Gebühren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bleiben. Seriöse Inkassobüros halten sich an diese Limits; die Verbraucherzentralen bieten im Zweifel Online-Tools (z.B. den Inkasso-Check) an, mit denen Schuldner selbst die Zulässigkeit der geforderten Kosten prüfen können (Neues Inkassorecht: Geringere Gebühren bei einfachen Fällen | NDR.de - Ratgeber - Verbraucher) (Neues Inkassorecht: Geringere Gebühren bei einfachen Fällen | NDR.de - Ratgeber - Verbraucher). Ein positiver Effekt der Reform: Schuldner, die zügig reagieren und zahlen, werden durch verringerte Gebühren entlastet – für Gläubiger erhöht dies die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Begleichung statt Eskalation.

Mahnfristen und -rhythmus: Gesetzlich gibt es keine starre Vorschrift, wie viele Mahnungen versendet werden müssen, bevor man weitere Schritte einleitet. Das oft genannte „dreistufige Mahnverfahren“ (erste Mahnung, zweite Mahnung, letzte Mahnung) ist gängige Praxis, aber nicht verpflichtend (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage) (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage). Unternehmen können theoretisch nach erfolgloser erster Mahnung direkt ein gerichtliches Mahnverfahren starten (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage). Allerdings hat sich das gestufte Vorgehen bewährt, um Kunden Gelegenheit zu geben, ihren „Fehler zu korrigieren“ (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage) und die Geschäftsbeziehung nicht abrupt zu belasten. Empfehlenswert ist ein klarer Zeitplan: z.B. 14 Tage nach Rechnung eine Zahlungserinnerung, weitere 14 Tage später die 1. Mahnung mit Fristsetzung, dann ggf. eine 2. (letzte) Mahnung. Wichtig: Jede Mahnung sollte schriftlich erfolgen und der Zugang im Streitfall belegbar sein (etwa durch Einschreiben oder zumindest protokollierten E-Mail-Versand) (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage). Bei Verbrauchern muss spätestens die letzte Mahnung unmissverständlich machen, dass als nächster Schritt ein gerichtliches Verfahren droht, falls nicht bezahlt wird – idealerweise kündigt man hierin bereits an, dass bei weiterer Säumnis ein Inkassounternehmen oder Anwalt eingeschaltet wird und dadurch zusätzliche Kosten entstehen (Deutscher Bundestag - Inkassokosten sollen in bestimmten Fällen künftig niedriger ausfallen). Eine solche Warnung ist nicht nur fair, sondern könnte künftig auch rechtlich bedeutsam sein: In der politischen Diskussion wurde angeregt, dass Schuldner vor Inkassobeauftragung nochmals auf diese Konsequenzen hingewiesen werden sollen (Deutscher Bundestag - Inkassokosten sollen in bestimmten Fällen künftig niedriger ausfallen). Unternehmen tun also gut daran, diesen Hinweis freiwillig aufzunehmen („Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen bei weiterer Nichtzahlung die durch eine Fremdbeitreibung entstehenden Kosten in Rechnung stellen müssen.“). Insgesamt sorgt ein fester Mahnrhythmus für Nachvollziehbarkeit – sowohl für den Kunden als auch im Streitfall vor Gericht.

Unterschiede zwischen B2B- und B2C-Inkasso

Die Rechtslage und Vorgehensweise unterscheiden sich teilweise erheblich, je nachdem ob es sich um Verbraucherforderungen (B2C) oder Geschäftsforderungen (B2B) handelt. Wichtige Unterschiede sind:

• Verzugsbeginn: Bei Verbrauchern (B2C) tritt Verzug nicht automatisch ein, wenn kein konkretes Zahlungsdatum vereinbart war. Der Rechnung muss entweder eine klare Frist gesetzt sein und im Falle von § 286 Abs.3 BGB der Verbraucher auf die 30-Tage-Verzugsregel hingewiesen werden, oder es bedarf einer Mahnung, um den Verzug zu begründen (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). Bei Unternehmern (B2B) genügt es hingegen, dass die Zahlung fällig ist – 30 Tage nach Fälligkeit bzw. Rechnungstellung geraten sie von Gesetzes wegen in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf (sofern der Vertrag nichts Abweichendes vorsieht). Praktisch verschicken aber auch viele Unternehmen zunächst Zahlungserinnerungen an Geschäftskunden, schon aus Höflichkeit und Kundenpflege.

• Höhe der Verzugszinsen: Wie oben erwähnt, sind die Zinssätze unterschiedlich hoch. B2C-Verzugszinsen = Basiszins + 5 %-Punkte, B2B-Verzugszinsen = Basiszins + 9 %-Punkte (Verzugszinsen berechnen? Einfach erklärt - Hansen Wiki). Dies reflektiert den gesetzlich höheren Druck auf gewerbliche Schuldner, ihre Zahlungspflichten zügig zu erfüllen. Verbraucher sollen vor übermäßiger Zinslast geschützt werden, während bei Unternehmen ein strengerer Maßstab gilt.

• Pauschaler Verzugs-Schadensersatz: 40-€-Pauschale gibt es nur im B2B-Bereich (§ 288 Abs.5 BGB) (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Verbraucher können nicht mit einer pauschalen Mahnkostenentschädigung belegt werden. Unternehmen dürfen die 40 € pro Rechnung geltend machen, sobald der Geschäftspartner in Verzug ist, und müssen – anders als bei Verbrauchermahngebühren – hierfür keine vorherige Vereinbarung im Vertrag haben (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Allerdings, wie oben erläutert, wird diese Pauschale bei weiteren Schritten verrechnet, sodass sie oft faktisch untergeht, wenn es zum Inkasso kommt (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund).

• Inkasso-Informationspflichten: Die strengen neuen Vorgaben (§ 13a RDG) gelten ausdrücklich für Forderungen gegenüber Privatpersonen (BMJ - Inkasso). Inkassounternehmen müssen also insbesondere bei Verbraucher-Inkasso detaillierte Angaben in der ersten Mahnung machen (Forderungsgrund, -höhe, Vertragsdetails etc.). Im B2B-Inkasso gelten diese speziellen Verbraucherschutzvorschriften nicht. Ein Inkassodienstleister, der z.B. für einen Lieferanten gegenüber einem Händler Forderungen eintreibt, muss zwar ebenfalls ordentlich und nachvollziehbar aufschlüsseln, wie sich die Summe zusammensetzt, aber die gesetzlichen Pflichtangaben wie nach § 13a RDG (Verbraucherinformationen, Ratenzahlungs-Hinweise, Aufsichtsbehörde usw.) sind dort nicht verbindlich vorgeschrieben. Gleichwohl halten seriöse Inkassounternehmen auch bei B2B-Fällen freiwillig viele dieser Standards ein, da Transparenz in jedem Schuldnerverhältnis Vertrauen schafft. Für ein Unternehmen als Gläubiger bedeutet das: Bei B2B-Schuldnern kann das Mahnschreiben etwas knapper gefasst sein, man darf z.B. strengere Töne anschlagen als man es im Endkundengeschäft täte. Trotzdem sollten auch gewerbliche Schuldner nicht mit unnötig intransparenten oder aggressiven Methoden konfrontiert werden – neben der geschäftlichen Beziehung steht sonst auch der Ruf des Gläubigers auf dem Spiel.

• Gebühren und Kosten: Die gesetzlichen Inkassogebühren-Deckelungen (0,5/0,9-Gebühr, 30-€-Deckel bei <50 € Forderung) gelten grundsätzlich unabhängig davon, ob der Schuldner Verbraucher oder Unternehmer ist (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Allerdings waren die exzessiven Gebühren vor allem im Massengeschäft mit Verbrauchern ein Problem. Im B2B-Bereich ist es üblich, dass säumige Firmenkunden neben den 40 € Pauschale auch tatsächliche Rechtsverfolgungskosten (Anwalt oder Inkasso) zahlen müssen (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Hier gab es bereits vor 2021 weniger Missbrauch, da Geschäftspartner oft die professionelle Beitreibung erwarten und entsprechende Klauseln in Verträgen vereinbaren. Ein Unterschied besteht bei vertraglich vereinbarten Mahnpauschalen: In Verbraucherverträgen sind Pauschalen – wie oben dargestellt – nur eingeschränkt durchsetzbar (transparente Klausel erforderlich, Verbraucher darf Nachweis geringerer Kosten führen) (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund) (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). In B2B-Verträgen können Verzugspauschalen freier vereinbart werden, da Unternehmer als weniger schutzwürdig gelten; zusätzlich greift hier ja ohnehin die 40-€-Regel. Trotzdem sollten auch zwischen Unternehmen Mahnkosten nicht unverhältnismäßig hoch angesetzt werden, um die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten.

Unterm Strich genießt der Privatkunde (Verbraucher) deutlich mehr Schutz: niedrigere Zinsen, keine Pauschalgebühr, detaillierte Inkasso-Auskunftsrechte, strengere Kontrolle der Kosten. Geschäftskunden hingegen müssen mit härteren Verzugsfolgen rechnen, dafür aber auch im Regelfall die Professionalität haben, mit Mahnungen umzugehen. Unternehmen als Gläubiger sollten diese Unterschiede kennen und ihr Forderungsmanagement entsprechend ausrichten – etwa durch unterschiedliche Mahntexte für Privat- und Geschäftsschuldner.

Auswirkungen auf Unternehmen im Forderungsmanagement

Anpassung interner Prozesse:

Die Reformen der letzten Jahre erfordern von Unternehmen, ihr Forderungsmanagement gegebenenfalls anzupassen. Zum einen bedeuten geringere erstattungsfähige Inkassokosten, dass man sich wirtschaftlich gut überlegen muss, ab wann externe Schritte lohnen. Während früher Inkassobüros auch überhöhte Gebühren auf Schuldner abwälzen konnten, sind die Einnahmen aus Inkassoverfahren nun gedeckelt. Für Gläubiger kann das heißen: Bei sehr kleinen Forderungen (unter 50 €) trägt man einen Teil der Beitreibungskosten u.U. selbst, denn mehr als 30 € zzgl. Auslagen darf dem Schuldner nicht aufgebürdet werden (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Unternehmen sollten daher prüfen, ob sie Kleinstbeträge vielleicht anders eintreiben (z.B. direkt das gerichtliche Mahnverfahren nutzen oder mit Mahnbescheid arbeiten, statt ein Inkassounternehmen zu beauftragen, das dafür kaum kostendeckend arbeiten kann). Generell ist es ratsam, Zahlungsausfälle zu vermeiden, etwa durch Bonitätsprüfungen vor Vertragsschluss, kürzere Zahlungsziele und frühzeitige Zahlungserinnerungen. Viele Firmen segmentieren ihre Kunden nach Zahlungsrisiko und steuern das Mahnwesen dementsprechend – Stammkunden und Verbraucher werden evtl. kulanter behandelt, während bei bekannten „Spätzahlern“ schneller konsequent gemahnt wird (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage) (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage). Ein strukturiertes, softwaregestütztes Mahnwesen hilft, Fristen im Blick zu behalten und rechtzeitig die nächste Stufe einzuleiten. Wichtig ist, alle Mahnschritte zu dokumentieren (Datum, Inhalt der Schreiben, ggf. Telefonnotizen), um im Streitfall belegen zu können, dass der Schuldner ausreichend gemahnt und informiert wurde (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage).

Auswahl seriöser Dienstleister:

Wenn ein Unternehmen das Forderungsmanagement auslagert (Outsourcing an Inkassodienstleister oder Anwälte), sollte es sehr sorgfältig den Partner auswählen. Die jüngere Vergangenheit hat gezeigt, dass unseriöse Inkassopraktiken nicht nur die Schuldner belasten, sondern auch für den Auftraggeber rechtliche Risiken bergen können. Überzogene Gebühren oder aggressive Methoden führen im Worst Case zu Rechtsstreitigkeiten, in denen der Gläubiger als Auftraggeber ebenfalls involviert wird (z.B. könnten Gerichte extrem hohe, vom Inkasso geforderte Kosten nicht zusprechen, was finanzielle Einbußen bedeutet). Große Unternehmen sahen sich bereits Sammelklagen (Musterfeststellungsklagen) von Verbraucherschützern ausgesetzt, weil sie systematisch unzulässig hohe Mahngebühren in ihren AGB vorgesehen hatten (Mahnkosten: Was Forderungsmanager wissen müssen! - CRIF Dortmund). Solche reputationsschädigenden Verfahren gilt es zu vermeiden. Daher: Nur registrierte Inkassounternehmen beauftragen (BMJ - Inkasso) und idealerweise solche, die einem Branchenverband (z.B. BDIU) angehören und einen Verhaltenskodex befolgen. Seriöse Dienstleister halten die gesetzlichen Grenzen ein, klären den Schuldner fair über Forderung und Konsequenzen auf und werden im Zweifel eher zum Dialog mit dem Schuldner bereit sein (z.B. Ratenzahlung vereinbaren), statt sofort maximalen Druck auszuüben. Als Unternehmen sollte man mit dem Inkassodienst klare Absprachen treffen, z.B. ab welcher Mahnstufe übergeben wird, wie mit strittigen Forderungen zu verfahren ist und wie das Reporting aussieht. Auch die Kostenstruktur des Dienstleisters für den Auftraggeber ist relevant: Einige arbeiten auf Erfolgsbasis (Provision), andere gegen feste Gebühren – hier kann das Legal-Tech-Gesetz neue Optionen durch Anwälte mit Erfolgshonorar bieten. Wichtig ist, dass dem Unternehmen keine versteckten Kosten entstehen und dass der Dienstleister bereit ist, im Rahmen der gesetzlichen Erstattungsmöglichkeiten zu agieren.

Kundenbeziehung und Image:

Gerade für Unternehmen im B2C-Bereich ist das Forderungsmanagement ein Balanceakt zwischen Konsequenz und Kundenbindung. Einerseits hat man berechtigten Anspruch auf Bezahlung, andererseits möchte man zahlende Kunden nicht durch überzogene Inkasso-Maßnahmen verlieren. Die aktuellen Regeln begünstigen einen moderateren Umgangston: Z.B. die erste Mahnung freundlich als Erinnerung formulieren, bei kleineren Beträgen eventuell telefonisch nachhaken, bevor man ein standardisiertes Inkassoverfahren startet (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage). Einige Unternehmen entscheiden sich bewusst, auf externe Inkassoaktionen zu verzichten, wenn der Kunde ansonsten wertvoll ist – sie belassen es dann bei internen Mahnungen oder schreiben die Forderung irgendwann ab, statt durch hartes Inkasso die Kundenbeziehung endgültig zu zerstören. Andere gliedern ihr Forderungsmanagement in eine Service-Abteilung aus, die lösungsorientiert mit säumigen Kunden kommuniziert (etwa nach Gründen fragt, Zahlungsaufschub gewährt oder Vergleiche anbietet). Solche Maßnahmen können sich lohnen, denn ein kulant gelöster Zahlungskonflikt erhält einen Kunden eher, während ein rabiates Inkassoverfahren oft zur Kündigung der Geschäftsbeziehung führt. Dank der Kostendeckelung ist der Abschreckungseffekt hoher Inkassokosten bei Verbrauchern geringer geworden – man kann also nicht mehr darauf setzen, dass Drohungen mit horrenden Gebühren die Zahlung erzwingen (Neues Inkassorecht: Geringere Gebühren bei einfachen Fällen | NDR.de - Ratgeber - Verbraucher). Stattdessen sollten Unternehmen auf frühzeitige Kommunikation setzen: Viele Zahlungsverzüge entstehen aus Vergessen oder kurzfristigen Liquiditätsengpässen. Eine Erinnerung kurz nach Fälligkeit und ggf. das Angebot einer Ratenzahlung können schneller zum Erfolg führen als erst monatelang zu warten und dann Inkasso einzuschalten.

Rechtssicherheit und Schuldscheindokumentation:

Im Hinblick auf spätere gerichtliche Verfahren (falls der Schuldner nicht zahlt) ist es für Unternehmen essenziell, alle relevanten Unterlagen bereit zu haben. Dazu gehören der Vertrags- oder Bestellnachweis, die Rechnung, Versand-/Leistungsnachweise und die Mahnkorrespondenz. Bei Übergabe an Anwalt oder Inkasso müssen diese Informationen vollständig und richtig übermittelt werden, damit die Forderung schlüssig dargelegt werden kann. Seit 2021 müssen Inkassodienstleister dem Schuldner auf Verlangen z.B. den ursprünglichen Gläubiger nennen (BMJ - Inkasso) – dies erfordert, dass der aktuelle Gläubiger (wenn er nicht identisch mit dem ursprünglichen ist) diese Info dem Dienstleister gegeben hat. Unternehmen sollten intern klären, wer für Datenaustausch mit dem Inkasso zuständig ist und wie Rückmeldungen (z.B. wenn der Schuldner direkt zahlt oder sich meldet) gehandhabt werden. Wichtig auch: Sobald ein Schuldner zahlt, müssen weitere Maßnahmen gestoppt werden, um unnötige Kosten zu vermeiden. Hier ist eine enge Abstimmung mit dem Inkassodienst erforderlich (Stichwort “Doppeltätigkeit” vermeiden – beauftragt ein Gläubiger parallel einen Anwalt und ein Inkassobüro, werden künftig nur einmal Kosten erstattet (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer)). Insgesamt sollte das Forderungsmanagement eines Unternehmens immer up-to-date mit der Rechtslage sein. Schulungen der Mitarbeiter im Debitorenmanagement, regelmäßige Überprüfung der Mahnschreiben (sind alle erforderlichen Hinweise enthalten?) und ggf. Anpassung der AGB (z.B. hinsichtlich Verzugszinsklauseln, Mahnkostenpauschalen) sind Bestandteil einer rechtssicheren Unternehmenspraxis.

Gerichtliche und außergerichtliche Inkassoverfahren

Außergerichtliches Inkasso:

Als außergerichtlich werden alle Inkassoschritte ohne Einschaltung eines Gerichts bezeichnet. Dazu zählen das interne Mahnverfahren und gegebenenfalls die Tätigkeit eines Inkassounternehmens oder Anwalts, der im Namen des Gläubigers Zahlung anfordert. Typischer Ablauf: Zunächst mahnt das Unternehmen selbst ein- oder zweimal. Reagiert der Schuldner nicht, kann ein Inkassodienst beauftragt werden (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). Dieser prüft den Fall und schickt ein formelles Inkassoschreiben, in dem neben der Hauptforderung nun auch Inkassogebühren und Auslagen aufgeführt sind (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). Ab diesem Zeitpunkt wickelt in der Regel das Inkassobüro die Kommunikation ab – der Schuldner soll direkt an das Inkassokonto zahlen und sich bei Rückfragen an das Inkassobüro wenden (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). Idealerweise begleicht der Schuldner nun sofort die Forderung (plus entstandene Kosten). Falls er zahlungswillig, aber finanziell überfordert ist, besteht oft die Möglichkeit, eine Ratenzahlungs- oder Stundungsvereinbarung mit dem Inkassounternehmen zu treffen (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). Hierbei ist zu beachten, dass für Ratenpläne zusätzliche Gebühren (Einigungsgebühr) anfallen können – seit 2021 jedoch nur noch in begrenzter Höhe (0,7 statt 1,0, siehe oben) (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer) und nicht, wenn der Schuldner die Forderung anerkennt (Ab 1. Oktober: Weniger Inkassogebühren, Erfolgshonorare bis 2.000 Euro | Bundesrechtsanwaltskammer). Weigert sich der Schuldner zu zahlen oder bleibt er einfach untätig, obwohl er zahlungsfähig wäre, wird das Inkassoverfahren eskaliert: Nach einer oder zwei erfolglosen außergerichtlichen Mahnungen empfiehlt der Inkassodienst meist den Übergang ins gerichtliche Mahnverfahren (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten).

Während der außergerichtlichen Phase dürfen Inkassounternehmen keine Zwangsmaßnahmen ergreifen – sie können also z.B. nicht das Konto pfänden oder einen Gerichtsvollzieher schicken, solange kein Vollstreckungstitel vorliegt. Unzulässig sind auch überzogene Drohungen: Weder dürfen Inkassomitarbeiter Hausbesuche ohne Zustimmung durchführen, noch mit strafrechtlichen Konsequenzen drohen, wo keine Grundlage besteht. Sogar die Ankündigung eines Schufa-Negativeintrags ist sensibel; sie ist nur statthaft, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind (überfällige, unbestrittene Forderung und vorherige Ankündigung mindestens 4 Wochen vorher) – anderenfalls kann eine solche Drohung gegen das Datenschutz- und Lauterkeitsrecht verstoßen ([

](https://www.issa-legal.de/ag-westerstede-die-androhung-der-uebermittlung-von-personenbezogenen-daten-durch-inkassounternehmen-an-auskunfteien-muss-vor-einer-rechtskraeftigen-entscheidung-ueber-die-gegenstaendliche-forderung-vom-b#:~:text=Nach den Ausführungen des Gerichts,die streitgegenständliche Forderung nicht hinnehmen)). Seriöse Inkassounternehmen formulieren ihre Schreiben daher sorgfältig: Sie weisen auf mögliche gerichtliche Schritte hin (Mahnbescheid, Klage) und deren Folgen (Gerichtskosten, Vollstreckung), ohne unzulässige Angstmache. Für den Gläubiger ist die außergerichtliche Phase vergleichsweise kostengünstig und schnell. Viele Fälle lassen sich bereits hier erledigen, insbesondere wenn der Schuldner die Forderung im Grunde anerkennt und nur verspätet zahlt.

Gerichtliches Mahnverfahren:

Reagiert der Schuldner trotz Mahnungen nicht, können Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dies ist ein formalisiertes Verfahren vor dem Amtsgericht, das vor allem der schnellen Titelbeschaffung bei unbestrittenen Forderungen dient. Der Gläubiger (oder sein Anwalt/Inkasso) stellt einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids – das geht mittlerweile bequem online über das zentrale Mahngerichts-Portal oder per Formular (Mahnung schreiben: Ablauf, Inhalte und Vorlage). Wichtig: Für den Mahnbescheid benötigt man keine detaillierte Begründung der Forderung, sondern nur die Angabe von Gläubiger, Schuldner und Forderungsbetrag/-grund. Das Gericht prüft nicht inhaltlich, ob die Forderung berechtigt ist (Gerichtliches Mahnverfahren: Was tun bei einem Mahnbescheid? | Verbraucherzentrale.de) – es kontrolliert nur Formalien. Wird alles ordnungsgemäß beantragt und eine Gerichtsgebühr entrichtet, erlässt das Gericht den Mahnbescheid und stellt ihn dem Schuldner zu (Gerichtliches Mahnverfahren: Was tun bei einem Mahnbescheid? | Verbraucherzentrale.de). Die Zustellung erfolgt meist per gelbem Postzustellungsumschlag. Jetzt muss der Schuldner handeln: Er hat zwei Wochen Zeit, entweder zu zahlen oder Widerspruch einzulegen (Gerichtliches Mahnverfahren: Was tun bei einem Mahnbescheid? | Verbraucherzentrale.de). Tut er nichts, kann der Gläubiger nach Ablauf der Frist einen Vollstreckungsbescheid beantragen, der einem gerichtlichen Urteil gleichsteht. Mit diesem Vollstreckungstitel kann dann die Zwangsvollstreckung betrieben werden.

Legt der Schuldner hingegen Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein (oder später Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid, falls er erst dort reagiert), geht das Verfahren in das gewöhnliche Klageverfahren über. Das heißt, der Gläubiger muss seine Forderung vor Gericht begründen und beweisen, als wäre von Anfang an Klage erhoben worden. Für Unternehmen ist daher der Mahnbescheid besonders sinnvoll, wenn sie davon ausgehen, dass der Schuldner nicht widerspricht – etwa weil die Forderung eindeutig ist und der Schuldner nur „auf Zeit gespielt“ hat. In strittigen Fällen kann man auch gleich regulär klagen, um keine Zeit zu verlieren, insbesondere wenn mit einem Widerspruch zu rechnen ist. Das gerichtliche Mahnverfahren hat den Vorteil geringer Gerichtsgebühren und schneller Titelbeschaffung, eignet sich aber nur bei Forderungen, bei denen der Schuldner voraussichtlich passiv bleibt.

Zwangsvollstreckung:

Hat der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid oder ein Gerichtsurteil erlangt, kann er daraus 30 Jahre lang gegen den Schuldner vollstrecken (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). In der Zwangsvollstreckungsphase stehen Instrumente wie der Gerichtsvollzieherbesuch, Kontopfändungen, Lohnpfändungen oder die EV (eidesstattliche Versicherung) zur Verfügung. Viele Inkassounternehmen bieten auch Langzeitüberwachung an: Wenn ein Schuldner derzeit nicht zahlungsfähig ist, aber ein Titel vorliegt, überwacht das Inkasso über Jahre dessen wirtschaftliche Verhältnisse und leitet sofort Maßnahmen ein, sobald der Schuldner wieder zu Geld kommt (z.B. durch neue Beschäftigung) (Inkasso: Definition, Anbieter und Kosten). Für Unternehmen kann dies sinnvoll sein, um sich nicht selbst um die aufwändige Nachverfolgung über lange Zeit kümmern zu müssen. Wichtig: Nach Erwirkung eines Titels fallen weitere Kosten (Gerichtsvollziehergebühren, Pfändungskosten etc.) an, die ebenfalls vom Schuldner zu tragen sind. Allerdings sind diese von Gerichts wegen festgelegt und oft moderat. Unternehmen sollten die Wirtschaftlichkeit im Auge behalten: Einer Forderung jahrelang hinterherzujagen lohnt sich nur, wenn berechtigte Hoffnung besteht, dass beim Schuldner etwas zu holen ist (Asset Tracking kann hier helfen).

Zusammengefasst sollte ein Unternehmen den geeigneten Weg je nach Fall abwägen: Außergerichtlich mahnen, Inkasso einschalten – und wenn der Schuldner zahlungsunwillig bleibt, konsequent das Mahnverfahren bis zum Titel durchziehen. Dabei ist die Erfolgsquote am höchsten, wenn alle Schritte fristgerecht und formal korrekt erfolgen. Im Zweifel kann anwaltlicher Rat helfen, gerade bei der Entscheidung, ob man nach einem Widerspruch weiterklagen sollte oder die Sache auf sich beruhen lässt.

Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO im Inkasso

Die Eintreibung von Forderungen geht immer mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einher – etwa Namen, Adressen, Vertrags- und Rechnungsdaten des Schuldners, möglicherweise auch sensible Finanzinformationen. Unternehmen müssen daher die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes beachten, wenn sie Forderungen managen oder an Dritte zum Einzug übergeben.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Für die Weitergabe von Schuldnerdaten an ein Inkassounternehmen ist keine Einwilligung des Betroffenen erforderlich (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung auf Basis von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO) bzw. zur Vertragserfüllung (lit. b), wozu auch die Durchsetzung von Zahlungsansprüchen zählt. Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht begleicht, hat der Gläubiger ein legitimes Interesse, ein Inkasso einzuschalten – und darf dem Dienstleister dafür die erforderlichen Informationen bereitstellen (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). Übermittelt werden dürfen dabei nur Daten, die erforderlich sind, um die Forderung einzutreiben: typischerweise Name und Anschrift des Schuldners, Vertrags-/Rechnungsnummer, Forderungsbetrag, Fälligkeitsdatum und Forderungsgrund (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen) (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). Weitere Angaben wie z.B. Telefonnummer oder E-Mail können ebenfalls übergeben werden, falls sie für Rückfragen oder Zahlungsvereinbarungen nötig erscheinen. Nicht erlaubt ist das Weitergeben von irrelevanten Daten über den Schuldner. Das Inkassounternehmen selbst darf im Rahmen seines Auftrags auch eigene Recherchen anstellen – z.B. Adressauskünfte einholen, falls der Schuldner verzogen ist, oder Bonitätsauskünfte abfragen – sofern dies zur Bearbeitung des Falls notwendig ist (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). Daten, die dafür nicht gebraucht werden, dürfen gar nicht erst erhoben oder müssen gelöscht werden.

Auftragsverarbeitung vs. eigene Verantwortlichkeit:

Ein wichtiger Punkt ist die datenschutzrechtliche Rolle des Inkassodienstleisters. In der Regel agiert dieser nicht als bloßer „Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO, sondern als eigenständig Verantwortlicher für die Verarbeitung, die ihm zur Beitreibung überlassenen Daten also in eigener Verantwortung. Dies liegt daran, dass das Inkassounternehmen eigenständige Entscheidungen über die Verarbeitung trifft (z.B. welche Mahnschritte wann erfolgen, welche Auskunfteien eingeschaltet werden etc.) – ähnlich wie ein beauftragter Rechtsanwalt. Daher muss zwischen Gläubiger und Inkasso kein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden; stattdessen übergibt der Gläubiger die Forderungsangelegenheit zur eigenverantwortlichen Erledigung. Gleichwohl sollten Unternehmen in der Dienstleistungsvereinbarung mit dem Inkasso Vertraulichkeit und DSGVO-Compliance festhalten. Das Inkassounternehmen muss alle Pflichten eines Verantwortlichen erfüllen, insbesondere Datensicherheit garantieren und Betroffenenrechte wahren.

Informationspflichten nach DSGVO:

Wenn ein Gläubiger die Daten eines Schuldners an ein Inkassobüro übermittelt, wurde die Datenverarbeitung gewissermaßen vom ursprünglichen Zweck (Kaufvertrag etc.) erweitert. Die DSGVO verlangt in Art. 14, dass der Betroffene informiert wird, wenn ein Dritter Daten über ihn erhält. Praktisch wird dies dadurch erfüllt, dass das Inkassounternehmen im ersten Schreiben an den Schuldner auf die Datenherkunft und Verarbeitungszwecke hinweist. Viele Inkassoschreiben enthalten ein separates Datenschutzhinweis-Blatt, in dem erläutert wird, welche Daten verarbeitet werden, woher sie stammen (vom Auftraggeber/Gläubiger) und an wen sie ggf. weitergeleitet werden (z.B. Auskunfteien, Gerichtsvollzieher etc.). So hat es auch der Gesetzgeber vorgesehen: Verbrauchern müssen Informationen über die Datenempfänger und Aufsichtsbehörden zugänglich gemacht werden (BMJ - Inkasso). Unternehmen tun gut daran, bereits in der eigenen Datenschutzerklärung (etwa auf der Website oder in Vertragsunterlagen) darauf hinzuweisen, dass im Falle von Zahlungsverzug ein Inkassodienstleister eingeschaltet werden kann und diesem die nötigen Daten übermittelt werden. So ist der Kunde vorab informiert. Kommt es zum Inkasso, übernimmt der Dienstleister die weitere Informationspflicht. Sollten Schuldner dennoch unsicher sein, können sie sich an den Datenschutzbeauftragten des Gläubigers oder des Inkassos wenden und Auskunft über die verarbeiteten Daten verlangen – ein Recht, das ihnen nach Art. 15 DSGVO jederzeit zusteht (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). Insbesondere bei Verdacht auf Datenfehler (z.B. Identitätsverwechslung) sollte der Betroffene von seinem Auskunftsrecht Gebrauch machen, um Missverständnisse aufzudecken (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen).

Datenminimierung und -löschung:

Sowohl das Unternehmen als auch das Inkassounternehmen müssen das Prinzip der Datenminimierung beachten – also nicht mehr Daten erheben und speichern als nötig. Im Inkassokontext heißt das z.B., es ist irrelevant, welche Einkaufsgewohnheiten der Kunde hat oder welche Produkte er gekauft hat, solange es um die Beitreibung eines bestimmten offenen Betrags geht. Relevante Daten sind hingegen Vertrags-/Rechnungsdaten, Kontaktdaten und Informationen zum Zahlungsverhalten. Wenn die Forderung erledigt ist (durch Bezahlung, Vergleich oder Ausfallabschreibung), dürfen die personenbezogenen Daten nicht unbegrenzt weiter gespeichert bleiben. Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) greift, sobald der Zweck der Verarbeitung weggefallen ist. Allerdings bestehen häufig gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. steuerliche oder handelsrechtliche Vorschriften), die eine sofortige Löschung verhindern (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). In solchen Fällen werden die Daten bis zum Ablauf der Fristen gesperrt (archiviert) und dann gelöscht (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). Üblich ist, dass Inkassodienstleister die Akten nach Abschluss des Falls noch für einige Jahre aufbewahren – teils 3 Jahre bis zum Ablauf der zivilrechtlichen Verjährung, oder 6–10 Jahre gemäß HGB/AO, wenn buchhalterische Belege betroffen sind (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen) (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). Unternehmen sollten mit ihrem Inkasso klären, wie lange Daten vorgehalten werden und sicherstellen, dass nach Abschluss keine unnötige Speicherung erfolgt.

Bonitätsauskünfte und SCHUFA-Meldungen:

Ein sensibles Thema ist der Austausch mit Auskunfteien (wie SCHUFA, Creditreform Boniversum, etc.). Inkassounternehmen holen gelegentlich Bonitätsauskünfte ein, um die Einbringlichkeit der Forderung abzuschätzen – das ist durch das berechtigte Interesse gedeckt, sofern es verhältnismäßig ist. Umgekehrt drohen sie Schuldnern mitunter damit, die Nichtzahlung an Auskunfteien zu melden, was den Scorewert verschlechtern würde. Hier greift jedoch strenges Datenschutzrecht: Eine Meldung offener Forderungen an Auskunfteien ist in Deutschland nur unter bestimmten Bedingungen zulässig. Nach aktuellem Recht (§ 31 BDSG a.F. bzw. aufgrund Auslegung von Art. 6 DSGVO) darf eine Übergabe an z.B. die SCHUFA nur erfolgen, wenn die Forderung unbestritten und fällig ist, der Schuldner mindestens zweimal gemahnt wurde und mindestens 4 Wochen vorher schriftlich die Meldung angedroht wurde, wobei der Schuldner in dieser Zeit keine Einwände erhoben hat. Ist die Forderung bestritten oder noch nicht tituliert, darf sie nicht an die SCHUFA gemeldet werden (https://www.issa-legal.de/ag-westerstede-die-androhung-der-uebermittlung-von-personenbezogenen-daten-durch-inkassounternehmen-an-auskunfteien-muss-vor-einer-rechtskraeftigen-entscheidung-ueber-die-gegenstaendliche-forderung-vom-b#:~:text=Nach den Ausführungen des Gerichts,die streitgegenständliche Forderung nicht hinnehmen). Eine pauschale Formulierung in Inkassoschreiben, man werde „sofern erforderlich Ihre Daten an Auskunfteien übermitteln“, ist daher rechtlich riskant und wurde von Gerichten als unzulässig angesehen (https://www.issa-legal.de/ag-westerstede-die-androhung-der-uebermittlung-von-personenbezogenen-daten-durch-inkassounternehmen-an-auskunfteien-muss-vor-einer-rechtskraeftigen-entscheidung-ueber-die-gegenstaendliche-forderung-vom-b#:~:text=Übermittlung von personenbezogenen Daten durch,die streitgegenständliche Forderung nicht hinnehmen). Unternehmen sollten darauf achten, dass Inkassodienstleister nur dann mit SCHUFA & Co. drohen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Ansonsten können Schuldner Unterlassungsansprüche geltend machen, wie ein Gerichtsurteil 2019 gezeigt hat (https://www.issa-legal.de/ag-westerstede-die-androhung-der-uebermittlung-von-personenbezogenen-daten-durch-inkassounternehmen-an-auskunfteien-muss-vor-einer-rechtskraeftigen-entscheidung-ueber-die-gegenstaendliche-forderung-vom-b#:~:text=Daten durch Inkassounternehmen an Dritte%2C,Drittschuldner%2C Einwohnermeldeämter oder Gerichtsvollzieher befasst). Für Gläubiger empfiehlt es sich, selbst erst nach Titulierung einer Forderung (oder bei eindeutigem Schuldnerverzug ohne Reaktion) eine Auskunftei-Meldung in Erwägung zu ziehen – und diese vorher schriftlich anzukündigen. Die DSGVO verlangt Transparenz und Verhältnismäßigkeit: Eine Kreditwürdigkeitsauskunft soll kein Druckmittel in strittigen Fällen sein, sondern der Informationsordnung im Kreditwesen dienen.

Datensicherheit und Zugriffsschutz:

Sobald personenbezogene Schuldnerdaten verarbeitet werden, muss nach Art. 32 DSGVO ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet sein. Praktisch bedeutet das für Unternehmen: Forderungsdaten, vor allem wenn sie an externe Dienstleister gegeben werden, sollten nur verschlüsselt übermittelt werden (z.B. via gesichertes Webportal oder verschlüsselter E-Mail). Intern ist der Zugriff auf solche Daten auf berechtigte Mitarbeiter zu beschränken (Rollenkonzepte). Inkassodienstleister wiederum müssen Vorkehrungen treffen, dass Daten nicht unbefugt aus ihrem System gelangen. Hierzu zählen Firewalls, Zugriffskontrollen und sichere Aufbewahrung von Papierakten. Unternehmen sollten vertraglich zusichern lassen, dass der Dienstleister die DSGVO einhält und etwaige Datenschutzvorfälle (Datenpannen) ihnen unverzüglich meldet, da auch der Gläubiger reputationsmäßig betroffen sein kann, wenn Schuldnerdaten abhandenkommen.

Betroffenenrechte managen:

Sollte ein Schuldner von seinem Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Gebrauch machen und der Verarbeitung seiner Daten fürs Inkasso widersprechen, ist das inkassoseitig in aller Regel unbeachtlich – denn die Verarbeitung zur Geltendmachung der Forderung stellt ein überwiegendes berechtigtes Interesse dar. Allerdings muss geprüft werden, ob evtl. eine Interessenabwägung zugunsten des Schuldners ausfällt, was selten der Fall sein dürfte, solange die Forderung besteht. Anders sieht es aus, wenn ein Schuldner behauptet, die Forderung sei unberechtigt: Dann überschneiden sich zivilrechtliche und datenschutzrechtliche Aspekte. In der Praxis wird bei bestreiten der Forderung das Inkasso entweder eingestellt oder es geht in ein Gerichtsverfahren über, aber die Datenverarbeitung darf fortgesetzt werden, da sie zur „Verteidigung von Rechtsansprüchen“ notwendig ist (Art. 17 Abs.3 lit e DSGVO schließt ein Löschverlangen in diesem Fall aus) (Datenverarbeitung in Inkassounternehmen - Antworten auf häufig gestellte Fragen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen). Unternehmen und Inkassodienstleister sollten solche Widersprüche jedoch dokumentieren und dem Schuldner antworten, warum die Verarbeitung weiterhin gerechtfertigt ist (unter Verweis auf die offene Forderung). Ansonsten sind auch Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO denkbar, d.h. der Schuldner möchte genau wissen, welche Daten über ihn vorliegen. Hier müssen Unternehmen bzw. deren Dienstleister fristgerecht und umfassend Auskunft erteilen – typischerweise beinhaltet das alle Forderungsdetails, Mahnnotizen, Kommunikation und ggf. Bonitätsinformationen, die eingeholt wurden. Ein gut geführtes Inkassosystem kann solche Auskünfte relativ leicht generieren.

Zusammenfassend verlangt die DSGVO im Inkassobereich Transparenz, Datenminimierung und Sicherheit. Für Unternehmen heißt das: Die Weitergabe von Schuldnerdaten an Dritte zum Forderungseinzug ist erlaubt, muss aber sachlich begründet und geschützt erfolgen. Schuldner sollen weder mit unnötigen Daten konfrontiert, noch über Gebühr in ihrer Privatsphäre verletzt werden. Hält man diese Grundsätze ein, steht dem rechtssicheren Forderungseinzug nichts im Wege – er ist dann nicht nur effektiv, sondern bewegt sich auch im Rahmen von Anstand und Gesetz.

Fazit: Die aktuelle Rechtslage fordert von Unternehmen einerseits Sorgfalt und Fairness im Umgang mit säumigen Zahlern, andererseits eröffnet sie klare Wege, berechtigte Forderungen durchzusetzen. Durch Kenntnis der gesetzlichen Leitplanken – von Zulassungsvorschriften über Gebührenlimits bis zu Datenschutz – können Unternehmen ihr Forderungsmanagement so gestalten, dass Ausfälle minimiert und Zahlungen beschleunigt werden, ohne rechtliche Risiken einzugehen. Indem man die Unterschiede zwischen Verbraucher- und Unternehmensschuldnern berücksichtigt und mit seriösen Inkassopartnern zusammenarbeitet, lassen sich Außenstände professionell und rechtskonform realisieren. Damit wird das Inkasso vom Schreckgespenst zu einem berechenbaren Instrument im Finanzmanagement eines Unternehmens.